元培醫事科技大學文書處理辦法 中華民國103年08月11日行政會議修正通過 第一章 總則 第一條 元培醫事科技大學(以下簡稱本校)為增進文書處理效能及品質，依據行 政院「文書處理手冊」及本校實際作業訂定「元培醫事科技大學文書處 理辦法」（以下簡稱本辦法）。 第二條 本校文書處理，除政府法令及本校另有規定外，悉依本辦法辦理。 第三條 本辦法所稱文書係指處理公務或與公務有關，舉凡校內通行之公文書、 本校與機關或本校與人民往來之公文書，均屬之。 第四條 本辦法所稱文書處理係指公文、郵件之收發處理流程及檔案管理，包括 收文處理、公文簽辦、文搞擬判、發文處理及檔案管理。如附圖。 第五條 為配合政府推動公文電子化政策，本校建置「公文電子交換系統」及「公 文總收發系統」。文書處理含公文製作、陳核及歸檔均於「公文總收發 系統」辦理。對機關公文適合電子交換之收發文，即公文附件之檔案格 式可製成電子檔者，應以電子交換為原則。非以電子傳送之公文，其紙 本附件郵承辦人備妥交繕。 第六條 本校公文電子交換收發文處理作業分二層級執行： 總收發：為一級登記桌，由總務處文書組負責。 單位收發：為二級登記桌，由各處、室、中心、院、系指定專人負責單 位。人員若有異動時，應將其業務有關事項交付繼任人員，並知會秘書 室及文書組。 第七條 落實職務代理機制，承辦人請假時，應於公文管理系統設定職務代理人。 第八條 文書處理，以隨到隨辦、隨辦隨送為原則，不得拖延積壓。 第九條 使用公文夾注意事項： 一、除電子文外，各項紙本文之陳核均應使用本校公文夾傳遞，電子含 紙本亦同。 二、公文夾區分： (一) 紅色：用於最速件。 (二) 藍色：用於速件。 (三) 白色：用於普通件。 (四) 機密件用黃色或特製公文封。 三、公文夾內限放置一件案件。公文夾之應用，必須與夾內文書之性質 相符。最速件之使用比例應予以適當控制。 四、特急件、重要或時間急迫之案件，應於公文夾封面加以浮簽書明案 情及限期，以便提前核判。 第二章 收文處理 第十條 收文處理按簽收、拆驗、轉檔、分文、編號、登錄、傳遞等程序處理： 一、凡公文到校，包括郵遞公文、機關親送公文及傳真等，具明本校校 名函件者，由總收文人員拆封點驗來文及附件後即進行掃瞄轉成 電子檔，匯入公文管理系統。 二、文書組點驗來文及附件時，數量如有短缺或錯置，及受文者繕寫錯 誤，除將原封套保留註明外，應立即以電話或書面通知（傳真或電 子郵件）向原發文機關查詢。檢視電子公文時，亦同。 三、公文到校，封套註明人名或單位者，由文書組送交其本人或單位簽 收。各單位自行收辦之公文，若有簽辦或列管之必要者，應送文書 組補登錄。 四、來文如屬急要件或案情重大者，應先提陳校長核閱,再依批示分送 承辦單位,如認爲有及時分送必要者，應同時影印分送。 五、機密文件檢陳主任秘書拆封。 六、來文因公文封外觀未註明為機密件，經文書人員拆封後始發現該 文件為機密件時，應檢陳主任秘書核閱，再依批示分送承辦單位。 七、公文之附件應不與本文分離為原則。 八、公文如附有現金、支票、匯票或有價證券等，應先檢送出納組點收 保管，並於收文登記簿備註欄註明。 九、來文註明附件隨後另寄或附件先於來文到校，應俟公文到校後一 併依收文手續辦理。 第十一條 總收文人員應視公文之時間性、重要性，依本校組織及職掌，任定承 辦單位，依序迅速分辦。 第十二條 電子公文經「教育部公文電子資料交換作業系統」匯入本校建置之總 收發管理系統。 第十三條 各單位收發(二級登記桌)應每日於公文管理系統簽收及分辦公文。 第十四條 承辦單位收受之公文，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經單位主 管核閱後，退回文書組改分。如係分文有誤時，應退回總收發重新分 文，退文改分視同最速件處理。 第十五條 來文涉及兩個單位以上者，應以來文所敘業務較多或該文比重較重 或分列項目較多之單位主政，於收辦後再行會辦或協調分辦。如係兩 個單位之分量、項目均相同者，由來文所述之首項業務權責單位為主 辦單位。 第十六條 來文涉及兩個單位以上者發生職權爭議時，由主任秘書協調處理；無 法解決時，請示校長裁定。 第十七條 總收文員分文時，如有窒礙或權責歸屬不明之來文，應提陳主任秘書 裁定。 第十八條 收辦公文時效起算日係由總收發收文登錄日起算。 第三章 公文簽辦 第十九條 公文簽辦：擬辦、會辦、陳核、批示。相關注意事項： 一、各單位收到公文後，由各單位收發人員(二級登記桌)分文或送請 主管核閱後批交承辦人員辦理。 二、承辦人員就期職責範圍內，認為必須行文表達意見或查詢事項 時，應逕行辦理。若無答覆之必要公文或例行准予備查之案件， 應逕予呈閱後存查；凡造送各種表報，除必須備文檢送者外，一 律由承辦人員於呈核後逕予送發；接到之副本如僅為通知性質， 不必辦理，亦無其意見者，不必行文答覆，僅呈閱後存查。 三、承辦人員簽註意見或擬辦文稿，應力求簡短具體，不得模稜兩可 晦澀不明，應儘量避免使用「呈核」、「請核示」等不負責任之 字樣。 四、重要或特殊案件，承辦人員不能決定處理辦法者，應將案情經過 及擬議辦法，先簽請核示後復予擬辦文稿行文（先簽後稿），上 簽或擬稿同時應將本文及附件一併呈閱。 五、最速件、重要或特殊案件如因時間急迫，來不及簽請核示，為爭 取時效，得簽稿併呈，並敘明如此決定之原因，不得有簽稿不符 之情事。 六、以稿代簽之文稿，若有來文（含附件）應同時一併呈閱。 七、文稿經呈請校長判行或按分層負責職權代行，即逕送文書組作 業。 八、凡所有擬辦之文件（來文、簽、稿）如需會簽（會辦、會知）其 他相關單位者，應先行會商洽辦。 九、承辦人員擬辦之文件（來文、簽、稿）應視案情之輕重緩急，最 速件、速件提前辦理，普通件亦應依照規定時限辦理，不得積壓 延宕。 十、凡所有擬辦之文件（來文、簽、稿）承辦人及單位一、二級主管， 均應簽名或蓋章並註明日期、時間。會簽（會辦、會知）亦同。 第二十條 公文會辦，相關注意事項： 一、凡案件與其他單位之業務有關者，應事先會商，以加強業務連 繫與溝通，免致意見歧異。 二、會商應依問題之繁簡難易，可酌情下列方式執行： (一) 會商方式應由承辦單位針對問題之繁簡難易及案件之輕重 緩急，分別以電話、電子郵件、面洽或召集會議等方式進 行，重要案件認為有必要者並紀錄備查。 (二) 速件、最速件應由承辦人員簽具意見後，親自持文前往會 辦單位會商，應予以隨會隨辦。 (三) 會辦案件如兩個單位意見有出入時，應洽商同意後再呈核 判。如果洽商不能一致時，由承辦單位簽明雙方意見，呈 請核示。 (四) 重要及涉及兩個單位以上案件，應由主辦單位以召開會議 或其他方式在限期內解決，不得延宕或積壓擱置案件。 (五) 重要案件在會簽、會稿期間，承辦人員應負催辦之責。會 辦、會簽單位不得延宕或積壓擱置案件。 (六) 凡開會研商決議之案件，由承辦單位依會議紀錄擬辦，再 送有關單位會簽、會稿確認。 三、會簽、會稿應依次傳遞，最後單位會畢後應親自持文送還承辦 單位。 第四章 文稿擬辦 第二十一條 文稿擬辦：按擬稿、會稿、核稿、判行等程序處理。 一、文稿擬辦依據行政院「文書處理手冊」規定辦理。 二、文稿應按公文程式草擬，並注意標點符號，使段落與詞句議員 分明。 三、擬辦文稿如需抄送副本者，應於文稿副本欄位內註明收受副 本之機關、單位或人員。 四、擬辦復文或轉文稿件，應將來文機關之發文日期及文號敘入， 以便查考。 五、凡頒布握修正法令規章，須在法規名稱之下，書明公布或修正 之日期與文號。 六、承辦人員應將文稿之附件隨稿陳核，並摺疊裝訂整齊，以便審 閱。並於文稿附件欄內註明「隨文」。 七、以稿代簽之文稿，如有來文，應將本文一併隨附陳核。 八、文件經繕發，承辦人員應將附件複製乙份，連同副本合併裝訂 整齊，自行存檔備查。 九、屬於機密性之文稿，應依文書保密規定辦理。 第二十二條 文稿之核閱，相關注意事項： 一、承辦人員將文稿擬妥後，送請直屬主管逐級呈核。 二、凡案件與其他單位有關者應先送檢送該單位會簽、會稿，再行 呈核判行。 三、文稿內容修改後，主旨與內容是否相符，前後案情是否通順、 有無錯別字或遺漏脫節之情事，應仔細檢查，避免錯誤。 四、文稿塗改過多或修正處較為重大者，在呈判階段可批示發還 清稿，原稿隨附於清稿之後，其已會簽者不必重行會簽。 第五章 發文處理 第二十三條 發文處理:按繕印、校對、鈐印、簽署、編號、登錄、封發、寄送 等程序處理。 第二十四條 繕印之公文應以交繕當日發文竣事為原則，致遲應於隔日完成發 文作業。 第二十五條 各單位陳核之文稿，未經校長判行或依據分層負責授權代行，文書 組不得收繕。 第二十六條 文書組對機關公文適合電子交換之收發文，即公文附件之檔案格 式可製成電子檔者，應以電子交換為原則。非以電子傳送之公文， 其紙本附件由承辦人備妥交繕。經電子交換之公文，逾24小時收文 機關仍未確認者，應改以紙本遞送，並於公文右上角加蓋「已電子 交換未確認」章。 第二十七條 發文字號採全校統一水號，由總收發管理系統自動取號。 第二十八條 繕印應注意下列事項： 一、繕印人員收到判行待發之文稿，應注意文稿之緩急。 二、繕印人員應注意副本及附件稿面有無特別批示。 三、繕印人員在繕印的過程中，如認為其不合理程式或發現疑問、 錯誤，應即請文書組組長釋明之，或請承辦人員釋明之。 四、凡金額數字、人名、地名、日期及含有重要意義之辭句不得塗 改及挖補，標點符號應特別注意。 五、繕印之文稿不得無故積壓、擱置，如有緊急之文件限時性者， 應予以加班完成。 六、機密文件由文書組組長親自或指定專人繕印封發。 第二十九條 校對人員應注意下列事項： 一、經校對發現文稿有疑問時，應請承辦人員釋明。如文稿有漏落 筆誤或程式有誤等，即請承辦人或主任秘書予以修正。 二、校對如發現有副本不敷或漏繕者，應交還繕打人員補繕。 三、經校對發現繕打錯誤或遺漏之處，即依照原文改正或添註， 並修正處加蓋校對章。如錯誤過多無法修正者，應予重新繕 打。 四、標點符號、同義異字及金額數字位數，均應謹慎校對。 五、公文校對時，應先檢查行文之單位是否相符或附件是否齊 全，俟校對無誤後，再於文末加蓋校對章。 六、重要公文及重要法案經校對人員校對後，為求慎重宜送請承 辦人員複校後再送發。 第三十條 送發文件如發現抄本不敷、不全或未經校對者，應退還補辦。 第三十一條 對於送發之文件逐件編號登記、書明代字、日期及用印。如係密件、 速件或開會通知單，應於封套加蓋相關戳記，以利收文單位注意。 第三十二條 總發文字號每年更易一次，年度中間如遇校長異動時，其編號仍然 持續使用，不須另行更換。 第三十三條 本校各項文件用印規則： 一、本校任何文件，包括免備文之文件，未經校長核決、判行或依 據分層負責授權代行之文件不得鈐印。 二、文件之承辦手續如有不全或其他錯誤者，應即退還承辦人員 修正後再行用印。 三、上行文，署校長全銜、姓名，蓋校長職章。 四、平行文及下行文，蓋校長職銜簽字章。 五、書函及開會通知，蓋本校校名條戳。 六、公告、派令、聘書、證書、證明書、契約書及獎狀等，蓋校印 及校長職銜簽字章。 七、校內開會通知單及一般事務性通知，蓋本校校名條戳或單位 章戳。 八、繕發公文時，函稿不須蓋校印及校長職章，僅蓋「發文章」以 示發文作業完成。 九、公文在兩頁以上時，於騎縫處加蓋騎縫章。 十、本校歷屆校友之畢業證書影本如需用印，請先至註冊組申請 複驗再至文書組辦理鈐印。應屆畢業生則持證逕至文書組洽 辦。 第三十四條 公文封發注意事項： 一、同時發往同一機構之文件，如在一件以上者，得合併裝入同一 公文封內，並於公文封套外註明文號及件數。其附件中如有包 含印刷品，則在封套上加蓋「混合寄件」章戳。 二、文件寄發後因無法投遞退回者，即檢送發還原發單位查明處 理。 三、凡體積較大數量過多之附件需要分開另寄者，應在公文之附 件欄註明「附件另寄」，並在附件封面書明所屬公文字號。 四、發文後之文稿送交文書組檔案室登記並辦理歸檔。 五、文稿經繕發後，副本以份送發承辦單位簽收。承辦人員應將自 存之附件連同副本合併裝訂，自行存檔備查。 六、郵寄公文裝封前，應檢齊附件始得封發，並依其性質分別過磅、 貼郵及填寫郵遞清單，掛號收執及郵資應造冊登錄，以備查 核。掛號收執以保存一年為限。 七、各單位及教職員個人需由文書組寄發之郵件，以公務郵件為 原則，並書明單位名稱、承辦人、投遞方式、收件人郵遞區號。 第六章 文書保密 第三十五條 各單位處理機密文書，依行政院頒「國家機密保護辦法」及其施行 細則辦理。 第三十六條 機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。 第三十七條 國家機密文書區分為：「絕對機密」、「極機密」、「機密」。一 般公務機密文書列為「密」等級。 第三十八條 密件之機密等級應慎重區分，無須保密之文件切不可列為密件，以 免增加不必要之保密手續。 第三十九條 機密文書之簽辦注意事項如下： 一、機密文書之收發應設置專用登記簿，統一由秘書室管理。 二、來文為機密文件，由文書組檢送秘書室或校長辦公室拆封後， 視密件內容由校長指定專人辦理或由秘書室逕送有關單位承 辦，以示慎重。 三、收受機密文件時，應先檢查封口有無異狀，再行拆封並核對其 內容及附件。 四、機密文件之處理應儘量減少處理程序。 五、機密案卷經解密後應依照普通案件歸檔備查。 六、機密案卷不得攜出辦公處所及外洩相關內容。 七、放置機密案卷之公文檔案櫃應堅固防潮，密封確實，保管人員 應隨時檢查。 八、密件寄發時需使用雙層信封，內層信封封口處需加蓋「密」章 戳。 第四十條 來文通知降解密，由秘書室辦理。並調卷檢視該密件是否為本校創 發之密件，或是否曾轉知其他機關。 第四十一條 機密文書尚未奉核前或未通知解密前，仍以密件視之。 第七章 稽催 第四十二條 為加速文書處理時效，提昇行政效率，各承辦單位應隨時注意公文 處理過程及品質，並適時提出檢討改進。 第四十三條 為加強文書稽催之功能，由總務處文書組負責總稽催。並視需要請 秘書室組成檢核小組，不定期檢核或專案檢核。 第四十四條 總收發人員及各單位收發人員(一、二級登記桌)，每日應於公文管 理系統檢查公文處理紀錄，對屆辦理期限之案件，主動提醒承辦人 儘速辦結，以落實期前稽催；對已逾期而未申請展期之案件，或送 會逾時者，應予催辦。同時應協助提醒承辦人員，案件如未能於期 限辦結，依案件性質及處理時限抻請展期或專案處理。 第四十五條 各單位對於公文處理時效，應確實依照辦理時限基準實施管制。各 單位之一、二級主管對所屬承辦之公文，應隨時檢查有無逾期情事 及督催，並注意公文品質及本身處理時限之遵守。其疏於督催，致 有貽誤時，應負共同責任。 第四十六條 本校公文辦理期限，依其類別，應依左列時限內辦妥，以免延誤： 一、最速件，隨到隨辦。 二、速件，創稿不超過三天，辦復以不超過四天為原則。 三、普通件，創稿以不超過五天，辦復以不超過十天為原則。 第四十七條 案情複雜，處理困難，須詳細研商或向其他單位調閱案卷及蒐集資 料始能擬辦之案件，或具有其他理由無法如期辦妥者，得酌予延長 辦理期限，但須事先報告單位主管，以明責任。 第四十八條 積延公文，超過處理時限或洩漏機密者，由單位主管依實際情形簽 報校長裁示。 第四十九條 文書稽催人員應逐日檢查總收文登記簿或電腦建檔記錄，對於超 過時限仍未簽辦或會簽、會辦逾時之公文，應分別填具公文催辦單 催辦。 第五十條 承辦人員於接獲稽催單後，，應於規定期限內答覆並立即簽辦。如 仍未簽辦或未申覆理由者，秘書室應簽報校長裁示。 第八章 檔案管理 第五十一條 本辦法所稱之檔案管理係指公文辦理完成後之歸檔，其作業流程： 點收、分類、上架保管、借調，清理及銷毀。 第五十二條 本校公文檔案管理作業方式採「分散制」。經總收文編號之收文及 發文，由文書組統一登入「公文總收發系統」辦理歸檔。另依本辦 法規定以紙本文稿簽辦之案件，判行發文後由文書組抽存歸檔。簽 呈經批示簽結後，由各單位自行登入「公文總收發系統」辦理歸檔。 第五十三條 檔案分類及保存年限由總務處文書組彙整編訂。 第五十四條 檔案分類以各單位執掌之業務性質為分類標準，如附表。 第五十五條 檔案保管年限視內容之性質及重要性：區分為一年、三年、五年、 十年及永久保存，如附表。 第五十六條 調閱檔案時應填具調案申請單，以一案一單為原則。因業務需要， 調閱非本單位承辦業務之檔案，應先經本單位一級主管核章同意 後，送會被調單位一及主管同意後始可借調。 第九章 附則 第五十七條 本辦法實施後，未盡事宜得隨時檢討修正並提報行政會議審查。 第五十八條 本辦法經行政會議通過，陳請校長核定後公布實施，修正時亦同。 歷史沿革 中華民國83年06月28日行政會議通過 中華民國89年03月24日行政會議修正通過 中華民國90年06月19日行政會議修正通過 中華民國95年11月07日行政會議修正通過